Moderationstraining: So machst Du jedes Meeting zum persönlichen Erfolg

Meetings gehören in fast jeder Branche und jeder Art von Unternehmen fest zum alltäglichen Programm – Moderationstraining nicht. Dabei hängt der Erfolg dieser beruflichen Zusammenkünfte maßgeblich davon ab, ob und wie sie moderiert werden. Ich erkläre Dir Schritt für Schritt, wie Du ein geschäftliches Treffen überzeugend leitest.

Du erfährst dabei unter anderem, was ein gutes Meeting ausmacht und wie Du die Leitung an Dich ziehen kannst. Ich spreche über Eigenschaften und Fähigkeiten, die Dir die Moderation erleichtern. Und ich zeige Dir, dass bereits die Anmoderation über den Verlauf eines Meetings entscheidet. Außerdem gebe ich Dir erprobte Tipps und Tricks an die Hand, mit denen Du sofort zum glänzenden Moderator wirst. Ein kleiner Fragebogen am Ende dieses Artikels dient Dir darüber hinaus als selbstkritische Einschätzungshilfe Deiner Moderationsfähigkeiten.

Die zentrale Rolle von Meetings

Sie werden gehasst und geliebt, forciert und abgelehnt, für unersetzbar gehalten oder als pure Zeitverschwendung verdammt. Die Rede ist von Meetings im Berufsleben. Doch ganz unabhängig davon, was Du persönlich von Meetings hältst, steht doch eines fest: Es gibt kaum eine berufliche Situation, die Du so konsequent zur Profilierung nutzen kannst, wie Zusammenkünfte mit verschiedenen Kollegen und Vorgesetzten.

Und auch umgekehrt gilt, dass Du im Rahmen von Meetings einen sehr schlechten Eindruck hinterlassen kannst. Damit Du den Nutzen mehren und schädliche Auswirkungen vermeiden kannst, gibt es eine Reihe von Regeln, die es zu beachten gilt. Und genau mit diesen Regeln werden wir Dich im folgenden Moderationstraining vertraut machen.

Vor Dir hast du einen kurzen, prägnanten und vor allem sehr praxisorientierten Artikel in Sachen Moderationstraining. Er wird Dich in die Lage versetzen, innerhalb von beruflichen Zusammentreffen ganz bewusst die Führungsrolle zu übernehmen. Dabei wirst Du schnell feststellen, dass es sich hierbei ganz und gar nicht um eine trockene und langweilige Materie handelt. Moderieren macht Spaß und die theoretische Beschäftigung mit Kommunikation führt schnell zu handfesten Erfolgen.

Moderationstraining - Selbstcheck zum Anfang

Am Ende dieses Artikels erwartet Dich ein kurzer Fragebogen. Damit kannst Du Deine individuellen Fähigkeiten zur Moderation objektiv einschätzen. Scroll zum Ende und beantworte die Fragen einfach einmal jetzt sofort und ein weiteres Mal, nachdem Du diesen Artikel gelesen hast. Du wirst einen deutlichen Unterschied feststellen.

Moderationstraining: Sind Meetings Zeitverschwendung oder nützlich?

Meetings gelten unter vielen Menschen im Business als ungeliebte Zeitfresser und werden oft als unproduktiv oder sogar völlig nutzlos dargestellt. Betrachten wir Auswertungen darüber, wie viele Stunden Mitarbeiter in Besprechungen verbringen, dann können wir diese Einschätzung durchaus nachvollziehen.

Eine Studie der Unternehmensberatung Bain hat ermittelt, dass von 40 Wochenstunden durchschnittlich 21 in Meetings verbracht werden. Hiervon soll es sich bei einem Anteil von acht Stunden um Besprechungen gehandelt haben, die man ebenso gut einfach hätte streichen können. Häufig werden Meetings nur aus reiner Gewohnheit und ohne einen konkreten Anlass abgehalten.

Selbstverständlich gibt es innerhalb des Berufsalltags aber einen Bedarf, sich gegenseitig auszutauschen und miteinander zu kommunizieren. Und natürlich hat es erhebliche Vorteile, wenn alle Beteiligten an einem Tisch zusammenkommen, um bestimmte Fragen intensiv zu diskutieren, Entscheidungen vorzubereiten und zu treffen oder Aufgaben zu verteilen. Bleibt die Frage, welchen Anforderungen ein Meetings entsprechen muss, damit es tatsächlich sinnvoll, effektiv und produktiv ist. ein Moderationstraining schärft Deinen Blick hierfür.

Die folgende Checkliste aus insgesamt acht Punkten macht deutlich, welche Voraussetzungen im Vorfeld überprüft werden müssen, damit ein Meeting zur konstruktiven Veranstaltung wird und nicht als reine Zeitverschwendung erscheint.

Checkliste Moderationstraining

Die Rollen und Eigenschaften eines guten Moderators

Als guter Moderator musst Du innerhalb eines Meetings in der Lage sein, Deine Rolle immer wieder anzupassen und zu verändern. Ohne Moderationstraining ist es daher kaum möglich, dieses hohe Maß an Flexibilität, Aufmerksamkeit und auch Empathie auf angemessene Weise zu übernehmen. Es gibt insgesamt eine ganze Reihe von Eigenschaften, die Dir dabei helfen können, die Rolle eines Moderators erfolgreich auszufüllen.

Die meisten dieser Eigenschaften kannst Du übrigens erfolgreich trainieren. Verschaffe Dir also selbst ein Bild darüber, in Bezug auf welche Merkmale bei Dir noch Defizite bestehen. Diese kannst Du dann im nächsten Schritt gezielt ausgleichen.

Ich soll Dich oder Dein Team dabei unterstützen? Dann meld Dich für ein unverbindliches Kennenlernen:

Unparteilichkeit

Auch als Moderator eines Meetings gehörst Du zu den Beteiligten und verfügst daher natürlich über einen bestimmten Standpunkt. In der Situation der Besprechung muss dieser aber völlig in den Hintergrund treten, wenn Du als neutraler Gesprächsleiter wahrgenommen werden möchtest.

Denke hier einmal an eine politische Diskussionsrunde im Fernsehen und stelle Dir vor, wie es Dir vorkäme, wenn der Moderator ständig ganz offensichtlich Partei ergreifen würde. Selbst wenn Du seine Auffassung teilst,so würde es der Diskussion nicht gut tun, wenn er seine neutrale Position verlässt. Den eigenen Standpunkt vorübergehend in den Hintergrund zu stellen, erfordert Übung und Disziplin.

Wie leicht fällt es Dir, als neutrale Instanz an einer Gesprächsrunde teilzunehmen? Kannst Du Dir alle Redebeiträge unvoreingenommen anhören und ohne Rücksicht auf Deinen eigenen Standpunkt in die Diskussion einzugreifen? Gelingt es Dir,  gegenüber jedem möglichen Ausgang eines Meetings offen zu sein und geduldig auf das Ergebnis zu warten?

Einfühlungsvermögen

In jeder Gesprächsrunde gibt es starke und schwächere Teilnehmer. Die Frage, wie gut sich jemand in einem Meeting durchsetzen kann, sagt nichts über die Qualität des dahinter stehenden Standpunktesaus. Als Moderator ist es Deine Aufgabe, mit viel Empathie darauf zu achten, dass niemand im Gespräch zu kurz kommt.

Du musst in der Lage sein, zwischen den Zeilen zu lesen und der ganzen Runde deutlich zu machen, was sich hinter einem bestimmten Statement verbirgt. Außerdem gehört es zu Deinen Aufgaben, die eher schüchternen Teilnehmer in die Diskussion einzubeziehen, sie zur Teilnahme zu ermutigen und zu verhindern, dass sie von den starken Meinungsführern übertönt werden.

Wie schätzt Du Deine eigene Empfänglichkeit gegenüber den eher leisen Tönen ein? Kannst Du Dich gut in Personen hinein versetzen, die eher still sind und denen es schwer fällt, sich in größeren Runden zu Wort zu melden? Wie gut bist Du darin, zwischen den Zeilen zu lesen und wie ausgeprägt ist Dein Gerechtigkeitssinn?

Natürliche Autorität

Neben vielen anderen Eigenschaften, die dich als Moderator eines Meetings auszeichnen, musst Du die Besprechung nicht zuletzt auch mit sicherer Hand leiten. Hierzu gehört es, dass Du Dich anderen gegenüber durchsetzen kannst.

Du musst Teilnehmer zur Ruhe und zur Ordnung rufen können, den Überblick in Bezug auf die Agenda behalten und dazu bereit und in der Lage sein, auch Vorgesetzte höflich aber bestimmt dazu aufzurufen, bei der Sache zu bleiben und dem vereinbarten Ablauf zu folgen. Die Fähigkeit, sich durchsetzen zu können, ist eine zwingende Voraussetzung für jeden, der Meetings erfolgreich leiten möchte.

Fällt es Dir schwer, eine Gesprächsrunde zu dominieren? Klingt Deine Stimme laut genug und bist Du dazu in der Lage, deutlich und klar zu sprechen? Gelingt es Dir leicht, Menschen zu bestimmten Verhaltensweisen aufzufordern, ohne dass Du dabei unfreundlich oder barsch wirkst? Oder ist es eher schwierig für Dich, in der Anwesenheit von mehreren Menschen eine leitende Rolle einzunehmen? Im Moderationstraining arbeiten wir daran gratis.

Organisationstalent

Die Leitung von Meetings beschränkt sich nicht auf die vergleichsweise wenigen Stunden, in denen Ihr tatsächlich zusammen sitzt und tagt. Der Aufgabenbereich setzt deutlich früher ein und dauert auch wesentlich länger an. Als Moderator des Meetings bist Du dafür zuständig,

Konzentrationsfähigkeit

Als „gewöhnlicher“ Teilnehmer an einem Meeting kannst Du es Dir ohne weiteres erlauben, die Gedanken auch einmal schweifen zu lassen, nebenbei Deine Mails zu checken oder Dich anderweitig abzulenken. Wenn Du die Besprechung allerdings leitest, dann solltest Du Dir solche Unaufmerksamkeiten auf keinen Fall leisten.

Hier ist Deine volle Konzentration gefordert, ohne die Du nicht in der Lage sein würdest, die Fäden in der Hand zu halten und das Gespräch zu steuern. Die anderen Teilnehmer erwarten von Dir zurecht, dass Du dem Meeting Deine ungeteilte Aufmerksamkeit widmest. Keine Wortäußerung, kein Vorschlag und keine Gesprächsentwicklung sollte Dir dabei entgehen.

Bist Du dazu in der Lage, Dich über einen längeren Zeitraum auf ein und dieselbe Sache zu konzentrieren? Kannst Du aktiv verhindern, dass Deine Gedanken in langen Meetings abschweifen? Und verfügst Du über die Fähigkeit, einem komplexen Geschehen auch dann zu folgen, wenn Du erschöpft oder angestrengt bist? Wenn das noch nicht ganz so klappt, dann helfe ich Dir gern:

Diese Tipps und Tricks machen Dich zum idealen Moderator

Auf der einen Seite ist jedes Meeting anders. Schließlich hängen Ablauf, Atmosphäre und Ergebnisse von beruflichen Zusammenkünften sehr stark von den jeweiligen Teilnehmern ab. Auf der anderen Seite ähneln sich die meisten Meetings in Bezug auf bestimmte grundlegende Eigenschaften.

Diese strukturellen Ähnlichkeiten kannst Du optimal nutzen, um durch die Anwendung von bestimmten Techniken für einen erfolgreichen Verlauf zu sorgen. Die folgenden Tipps unterstützen Dich aktiv dabei, beliebige Meetings auf hohem Niveau zu leiten. Und wenn Du einmal lediglich als Teilnehmer an einem Treffen beteiligt bist, dann kannst Du die Qualifikation des Moderators damit sehr zutreffend einschätzen.

Moderationstraining Tipp 1: Eine gute Vorbereitung ist schon die halbe Miete

Je besser Du Dich auf ein anstehendes Meeting vorbereitest, desto positiver entwickeln sich die Chancen, dass die Zusammenkunft erfolgreich verläuft. Hierzu gehört zum einen die inhaltliche Vorbereitung. Du solltest Dich mit den Themen und Bereichen, die im Meeting zur Sprache kommen, möglichst gut auskennen. Eventuelle Wissenslücken kannst Du im Vorfeld schließen.

Je umfassender Du informiert bist, desto mehr natürliche Autorität steht Dir im Treffen zur Verfügung. Darüber hinaus empfiehlt es sich aber auch, dass Du dafür sorgst, dass alle technischen Belange reibungslos ablaufen. Du solltest daher unmittelbar vor dem Meeting kurz die Raum- und Präsentationstechnik checken, Unterlagen und Materialien bereitstellen und auch sicherstellen, dass die Bewirtung der Teilnehmerorganisiert ist.

Tipp 2: Die Atmosphäre macht den Unterschied

Je angenehmer die Atmosphäre im Meeting, desto besser fallen die Ergebnisse aus. Als Moderator gehört es zu Deinen wichtigsten Aufgaben, von Beginn an dafür zu sorgen, dass sich alle Teilnehmer an der Gesprächsrunde möglichst wohl fühlen. Dies erreichst Du unter anderem, indem Du die Anwesenden freundlich begrüßt und durch einige einleitende Sätze die Gesamtstimmung, unter der das Meeting stattfinden soll, in bestimmte Bahnen lenkst.

Gerade in den ersten Minuten kann es sehr helfen, wenn Du gut im Smalltalk bist, um die Runde aufzulockern. Dein Ziel sollte darin bestehen, dass Verkrampfungen, negative Erwartungen oder eine allgemein schlechte Stimmung gar nicht erst aufkommen.

Moderationstraining Tipp 3: Eine Aufwärmrunde schafft Vertrautheit

Zu Beginn von Meetings sind die Beteiligten oft verkrampft und unsicher. Dies gilt vor allem dann, wenn sich die Teilnehmer gar nicht oder nicht gut kennen. In dieser Situation zeigt Dein Moderationstraining seine Wirkung. Deine Aufgabe besteht jetzt darin, dass sich die Angehörigen der Gesprächsrunde nicht nur wohl fühlen, sondern auch Ängste und Unsicherheiten verlieren. 

Oft ist es in diesem Zusammenhang üblich, dass der Gesprächsleiter darum bittet, dass sich jeder Teilnehmer der Reihe nach kurz vorstellt. Probiere hier als Gesprächsleiter einmal eine neue Vorgehensweise aus und moderiere diese Vorstellungsrunde aktiv. Stelle Dir dabei vor, Du würdest eine Talkshow leiten und zu Beginn die einzelnen Gäste vorstellen. Wenn Du hierbei den Teilnehmern jeweils eine kurze Frage stellst, dann lernen sie sich untereinander bereits ein wenig kennen und verlieren die Scheu davor, voreinander frei zu sprechen.

Tipp 4: Die Definition von Zielen sorgt für Orientierung

Jedes Meeting sollte ein eindeutiges Ziel verfolgen. Ist dies nicht der Fall, dann wird das Treffen zur verzichtbaren und zeitfressenden Veranstaltung. Die ablehnende Haltung gegenüber Meetings hängt oft eng damit zusammen, dass einzelne Teilnehmer nicht nachvollziehen können, welchem Zweck die Zusammenkunft dienen soll.

Nach der Aufwärmrunde wird es deshalb höchste Zeit, dass Du in kurzer und prägnanter Form erklärst, warum die Runde einberufen wurde und welche ganz konkreten Ziele innerhalb des Gesprächs erreicht werden sollen. Fasse hierzu knapp zusammen, wo die Beteiligten zu Beginn des Meetings inhaltlich stehen und wo sie nach dessen Ende stehen sollen.

Der Vorteil einer klaren Äußerung der Zielsetzung besteht unter anderem darin, dass Du während des Meetings immer wieder an diese Zielvereinbarung erinnern kannst, wenn das Gespräch einmal droht, aus dem Ruder zu laufen.

Tipp 5: Die Motivation der Teilnehmer ist Moderatorensache

Meetings dienen dem Zweck, bestimmte wichtige Fragestellungen unter Beteiligung von verschiedenen Standpunkten, Kompetenzen und Hintergründen zu beleuchten und zu beantworten. Sie machen nur dann Sinn, wenn all die unterschiedlichen Perspektiven auch tatsächlich zum Tragen kommen.

Als Moderator gehört es daher zu Deinen zentralen Aufgaben, die verschiedenen Beteiligten dazu zu ermutigen, sich einzubringen und zu beteiligen. Beobachte daher vor allem zu Beginn der Zusammenkunft, welche Teilnehmer sich vielleicht innerlich absentieren und hole sie immer wieder zurück ins Gespräch. Dies gelingt am einfachsten, indem Du Dich mit einer konkreten Frage an Personen wendest, von denen Du denkst, dass Sie gerade im Begriff sind, ihre Motivation zur aktiven Beteiligung zu verlieren.

Moderationstraining Tipp 6: Beiträge sammeln, zusammenfassen und festhalten

Als Moderator solltest Du während des gesamten Meetings sämtliche Fäden immer in der Hand halten.Stelle durch ein hohes Maß an Aufmerksamkeit sicher, dass Dir keine Wortbeiträge, Argumente und Statements entgehen und fasse die verschiedenen Zwischenergebnisse immer wieder für die Allgemeinheit zusammen. Dies gelingt Dir besonders gut, wenn Du das erklärte Ziel des Meetings immer im Kopf behältst.

So kannst Du optimal einschätzen, ob ein bestimmter Redebeitrag die Runde dem Ziel deutlich näher bringt. Ist dies der Fall, dann greife diesen auf und wiederhole ihn noch einmal für alle. So gelingt es Dir nämlich immer wieder, auch solche Teilnehmer im Gespräch zu halten, die zwischendurch kurz unaufmerksam waren. Darüber hinaus kannst Du wichtige Zwischenschritte auch für die Allgemeinheit am Flipchart oder auf dem Whiteboard notieren und den Fortschritt des Meetings auf diese Weise visualisieren.

Tipp 7: Schwierige Situationen geschickt meistern

Wenn bestimmte Konstellationen in einem Meeting drohen, aus dem Ruder zu laufen, dann ist es Deine Aufgabe als Moderator, die Wogen zu glätten. Der Erfolg solcher Interventionen hängt dabei vor allem vom richtigen Timing ab. Versuche, so früh wie möglich zu reagieren, wenn es sich abzeichnet, dass es zwischen einzelnen Teilnehmern zu Verstimmungen kommt.

Unter Umständen weißt Du ja bereits vor dem Meeting, dass sich verschiedene Beteiligte nicht gerade gut verstehen und kannst präventiv dafür sorgen, dass es nicht zu einem destruktiven Streit kommt. Wichtig ist hierbei allerdings, dass Du Deine Schlichtungsversuche nicht einsetzt, um das Gespräch in eine bestimmte Richtung zu leiten, die vielleicht nur Deinem eigenen Standpunkt entspricht.

Moderationstraining Tipp 8: Schritt für Schritt zu konkreten Ergebnissen gelangen

Eine Aufgabe kümmert uns im Moderationstraining häufig ganz besonders. Es geht darum, dass Du vor allen anderen in der Runde eine Vorstellung davon entwickelst, auf welchem Weg das anvisierte Ziel erreicht werden kann. Wohlgemerkt: Es geht hierbei nicht darum, dass Du die konkrete Lösung vorweg nimmst.

Du solltest nur bereits eine eine Vorstellung von den verschiedenen Stationen entwickelt haben, die dann von der Gesamtheit der Teilnehmer mit Inhalten gefüllt werden. In der Praxis bedeutet dies, dass Du den Fahrplan des Meetings im Auge behältst und die Beteiligten sanft aber bestimmt immer wieder in die richtige Richtung führst.

Dieser Aspekt der Moderation setzt übrigens von allen vorgestellten Strategien die größte Geschicklichkeit voraus. Mit wachsender Erfahrung wirst Du aber auch diese Aufgabe im Laufe der Zeit überzeugend meistern können.

Tipp 9: Die zeitlichen Vorgaben nicht überziehen

Es gibt im Berufsleben kaum einen stärkeren Zeitfresser als Meetings. Vielen Teilnehmern geht bei solchen Zusammenkünften durch den Kopf, wie viel Arbeit sie eigentlich erledigen könnten. Stattdessen haben sie das Gefühl, ihre Zeit damit zu verschwenden, sich unbedeutende Statements oder die maßlose Selbstdarstellung ihrer Kollegen anzuhören.

Als Moderator bist Du dafür verantwortlich, dass der Zeitplan des Meetings eingehalten wird. Achte darauf, dass die wertvolle Zeit der Teilnehmer nicht sinnlos verschwendet wird und trage Sorge dafür, dass die Zusammenkunft pünktlich enden kann. Im Idealfall bist Du mit Deinen Meetings schon kurz vor der vereinbarten Zeit fertig. So gewöhnen sich Deine Kollegen daran, dass man sich auf Deine Zeitvorgaben verlassen kann und folgen Deinen Einladungen zu Meetings noch bereitwilliger.

Tipp 10: Ergebnisse müssen zu klaren Aufgaben führen

Als Moderator ist es nicht nur Deine Aufgabe, den Beginn eines Meetings zu gestalten. Du solltest hier in jedem Fall auch das letzte Wort haben. Bevor Du Dich von den Teilnehmern verabschiedest und Dich in diesem Zusammenhang für die Beteiligung an der Gesprächsrunde bedankst, solltest Du unbedingt die erreichten Ergebnisse zusammenfassen. Hierbei muss jedem Teilnehmer klar werden,  dass die zu Beginn anvisierten Ziele tatsächlich erreicht wurden und sich das Meeting vor diesem Hintergrund gelohnt hat.

Achte darauf, dass es nicht bei der Aufzählung von Ergebnissen bleibt, sondern dass hieraus klare Aufgaben abgeleitet werden. Nur so wird deutlich, dass die Ergebnisse der Gesprächsrunde eine ganz konkrete Auswirkung auf die tatsächliche Arbeit im Unternehmen haben und dass es sich gelohnt hat, die Zeit dafür aufzubringen.

Moderationstraining – Aktiver Moderator oder passiver Zuhörer: Fünf Fragen an Dich

Mit folgenden Fragen zum Moderationstraining schätzt Du Deine Fähigkeiten besser ein. Beantworte Sie der Reihe nach mit „ja“ oder „nein“ und sei Dir selbst gegenüber dabei so ehrlich wie möglich: