Problemlösung mit dem Fischgräten-Diagramm
In allen Bereichen der Wirtschaft kommt es regelmäßig zu Problemen, die gelöst werden müssen. Speziell ProjektmanagerInnen kennen das. Aber nicht nur im Projektmanagement & Co. ist es sinnvoll, eine gute Strategie zur Problemlösung zu haben. Dafür wollen wir dir das Fischgräten-Diagramm vorstellen, das dir hilft, deine Probleme zu analysieren, die Ursachen zu verstehen und sie zu beheben.
Wofür das Fischgräten-Diagramm genutzt wird
Entwickelt wurde das Diagramm von einem japanischen Chemiker, der ihm auch seinen Namen gegeben hat, das Ishikawa-Diagramm. In Deutschland kennt man es auch als Ursache-Wirkungs-Diagramm. Ishikawa hat das Modell 1940 für das Qualitätsmanagement entwickelt. Heute gibt es viele Bereiche, in denen das Fischgräten-Diagramm verwendet wird.
Projektmanagement
Der wohl häufigste Bereich ist das Projektmanagement. Es dient nicht nur dazu, ein Problem zu erkennen, sondern auch dazu, die unterschiedlichen Ursachen, die das Problem auslösen, zu benennen. Oft kommen viele Ursachen zusammen und so entsteht schnell ein Durcheinander, wenn das Unternehmen versucht, ein Problem zu beheben. Dabei kann eine grafische Darstellung hilfreich sein.
Im klassischen Modell geht es dabei um die 6 großen M:
Mithilfe des Fischgräten-Diagramms wird analysiert, welche Probleme pro Bereich auftreten. Beim Menschen geht es z.B. um alle Fehler, die die Mitarbeiter machen können oder um Gegebenheiten, die Arbeitsleistung negativ beeinflussen können, wie ein schlechtes Betriebsklima. Im Bereich Material geht es vor allem um veraltete Systeme oder notwendige Investitionen. Maschinen und Produktionsanlagen werden separat im dritten Punkt betrachtet.
Die Mitwelt beschreibt eigentlich alles, was in der Umwelt passiert. Das kann auch die Konkurrenz oder andere Abteilungen beinhalten. Der Bereich Methode befasst sich mit der Umsetzung und Planung des Projekts. Welche Tests verwendet ihr, wie werden die Daten überprüft? Der Punkt Management betrifft die Planung. Hier können vor allem Kommunikation und mangelnde Klarheit für Probleme sorgen.
Wann das Fischgräten-Diagramm konkret weiterhelfen kann
Natürlich gibt es viele verschiedene Situationen, in denen dir das Fischgräten-Diagramm weiterhelfen kann. Wir wollen dir sowohl aus dem beruflichen als auch dem persönlichen Bereich ein paar Beispiele geben:
Baue dir dein eigenes Fischgräten-Diagramm
Hier haben wir eine Schritt für Schritt-Anleitung, wie du dein Fischgräten-Diagramm aufbauen kannst. Wenn du nicht so gut im Zeichnen bist, dann muss es auch kein Fisch sein, die Gräten sind das wichtige.
Zunächst stellst du das Problem, das du beheben möchtest an den Anfang. Alternativ kannst du auch ein Ziel aufschreiben, das du erreichen willst. Dann ziehst du einen langen Strich, hier knüpfen gleich die unterschiedlichen Ursachen an, die die Wirkung ergeben.
Ziehe nun die Gräten und bestimme, welche Faktoren das Problem oder das Ziel beeinflussen. Damit es nicht zu unübersichtlich wird, sollten es nicht mehr als sechs sein. Du kannst die oben erwähnten 6 M verwenden, oder dir eigene wichtige Kriterien aussuchen. Wenn du diese Kriterien herausgestellt hast, steht dein Fischgräten-Diagramm und du kannst dich an die Ursachen und deren Auswertung setzen.
Die Problemlösung in drei Schritten
Nun willst du natürlich herausfinden, wie du das Problem löst bzw. dein Ziel erreichst. Hierfür gibt es drei einfache Schritte, mit denen du schnell ans Ziel kommst und einen erfolgreichen Workflow aufstellen kannst.
1. Ursachen herausfinden
Zu jeder deiner sechs Ursache-Kategorien untersuchst du nun alle Wege, wie jede einzelne Kategorie zum Entstehen des Ergebnisses beiträgt. Wo siehst du Lücken, Probleme oder festgefahrene Muster? Was hast du möglicherweise bisher übersehen? Welche neuen Ideen wären wichtig, um ein Ziel zu erreichen? Im Falle einer Entscheidung solltest du dich fragen, was für dich besonders wichtig ist, worauf du nicht verzichten willst. Gehe dabei systematisch von Gräte zu Gräte und schreibe die Ursachen in klein unten drunter.
2. Prioritäten setzen
Überlege dir als nächstes, welche Ursachen du angehen möchtest. Geht es darum, möglichst schnell erste Erfolge zu sehen? Dann solltest du dich um Ursachen kümmern, die schnell behoben werden können. Wenn es aber um tieferliegende Ursachen geht, die langfristig behoben werden sollen, dann lohnt es sich vielleicht, etwas mehr Zeit zu investieren. Auch beim Treffen einer Entscheidung, zum Beispiel zwischen zwei Jobs im Rahmen einer Bewerbung, musst du entscheiden, welche Faktoren für dich wichtiger sind als andere. Spielt das Gehalt zum Beispiel eine größere Rolle als die Entfernung zur Arbeitsstelle oder steht für dich die Work-Life-Balance im Fokus?
3. Lösungsvorschläge sammeln und anwenden
Nun hast du herausgearbeitet, welche Punkte für die Problemlösung relevant sind. Im letzten Schritt solltest du nun, entweder allein oder mit deinem Team, konkrete Pläne aufstellen, wie du oder ihr das Problem beheben und das Ziel erreichen könnt. Besonders im Bereich des Projektmanagements können euch hier auch SMART-Ziele weiterhelfen. Scheue dich bei persönlichen Themen nicht davor, dir Hilfe zu suchen. Gerade, wenn du einen klaren Workflow zeigen kannst, verstehen deine Mitmenschen viel besser, an welchen Stellen sie dich unterstützen können. Außerdem kann der Austausch auch dazu beitragen, dass sich gewisse Ursachen auflösen oder andere relevanter werden. Daher solltest du das Fischgräten-Diagramm regelmäßig aktualisieren und deine Pläne überarbeiten.