Richtig Feedback geben und annehmen
Wer kennt es nicht noch aus der Schule, Feedback zu geben oder anzunehmen? „Ja, also du hast sehr frei gesprochen und ich fand die Bilder schön.“ Anfangen konnte mit dem Feedback keiner was, aber wir durften uns wieder setzen. Leider haben die meisten Menschen seit der Schule nicht wirklich viel dazugelernt.
Um das zu ändern, wollen wir dir heute 10 Tipps geben, wie du besser Feedback geben kannst. Im Anschluss geben wir dir noch 10 kurze Tipps, wie du auch lernst, Feedback besser anzunehmen. Mit diesen Basic-Tipps schaffst du es, Feedback für dich selbst besser zu nutzen und lernst, Kritik hilfreich zu formulieren.
10 Tipps, um Feedback zu geben
Zunächst schauen wir uns an, wie du anderen besser Feedback geben kannst. Das ist vor allem als (angehende) Führungskraft enorm wichtig, aber auch Kollegen und Kolleginnen sollten sich untereinander Feedback geben können. Dabei kommt es besonders darauf an, nicht verletzend zu werden oder die Kritik persönlich zu nehmen.
1. Beschreiben statt bewerten!
Wenn du Feedback geben möchtest, dann versuche, die Fakten der Situation erst einmal neutral zu beschreiben. Schildere, was du wahrnimmst, anstatt direkt das Ergebnis zu bewerten. Sag nicht „Das hast du falsch gemacht!“ sondern lieber, was du vorab für alle nachvollziehbar gesehen oder gehört hast: „Ich sehe, dass du bei Schritt 2 dieses statt jenes gemacht hast. Ich könnte mir vorstellen, dass das mit zum Entstehen des Problems beigetragen hat.“
Damit schaffst du erstmal eine gemeinsame Grundlage für die Klärung, denn alle Beteiligten sollten die Situation zunächst ähnlich wahrnehmen. Erst anschließend macht es Sinn, über die Bewertung und ggf. Behebung eines Fehlers zu sprechen. Auf diese Weise ist dein Feedback konstruktiv und hilfreich, anstatt einfach nur zu vermitteln „Du machst das falsch!“
2. Wähle den richtigen Zeitpunkt.
Je nachdem, was du für ein Feedback geben möchtest, solltest du den richtigen Zeitpunkt wählen. Positives Feedback, gerade für Teamarbeiten, kommen am besten auch bei einem großen Meeting an. Besonders, wenn du mehrere Mitarbeiter loben möchtest, fühlt es sich für sie oft gut an, sie gemeinsam und vor anderen zu loben.
Bei negativem Feedback ist das schon etwas schwieriger. Achte darauf, ob dein Gegenüber emotional in der Lage ist, dein Feedback anzunehmen. Es bringt dir nichts, deinen Angestellten zum Weinen zu bringen, weil er gerade sehr sensibel ist oder mit einer Kollegin einen lautstarken Streit anzufangen. Dieses Feedback bringt keinen von euch weiter.
Beachte die Grundregel: Je kritischer Feedback ist, umso weniger Augen sollten anwesend sein. Kritik also am besten unter vier Augen und Lob unter vielen.
3. Will die andere Person dein Feedback hören?
Bist du überhaupt die richtige Person für dieses Feedback? Klar, du meinst das sicherlich nur gut, aber das hilft manchmal leider nicht weiter. Logisch, als Führungskraft musst du Feedback geben, ob die Person es nun hören will oder nicht.
Aber gerade, wenn ihr euch nicht sonderlich gut versteht oder einfach sehr wenig miteinander zu tun habt, solltest du vorsichtig sein. Warte also nicht nur auf den richtigen Moment, sondern frage dein Gegenüber vorab, ob du überhaupt Feedback geben darfst. Das gilt sowohl bei Positivem als auch Negativem. Denn selbst, wenn du eine Person loben willst, kann es sein, dass sie aus irgendeinem Grund gerade nicht damit umgehen kann. Deswegen ist Fragen das A und O.
4. Achte auf die Bedürfnisse der anderen Person.
Dieser Tipp hängt eng mit den letzten beiden Punkten zusammen. Wenn du Feedback geben möchtest, dann achte auf die Gefühle und Bedürfnisse deines Gegenübers. Manche Menschen brauchen eher Anreize, andere wiederum brauchen eine helfende Hand. Als Führungskraft kannst du dein Feedback so formulieren, dass du fragst „Wie kann ich dir helfen oder wie kann ich dich so führen, dass du deine Ziele erreichst und die bestmöglichen Ergebnisse erreichst?“ Nur, wenn das Feedback für dein Gegenüber hilfreich ist, kann er oder sie etwas am eigenen Verhalten verändern.
5. Nenne positive Dinge zuerst.
Ja, manchmal hat ein Mitarbeiter einfach nur Mist gebaut und da gibt es nichts, was man schönreden könnte. Im Allgemeinen gibt es aber oft etwas, was man positiv anmerken könnte. Das ist auch etwas, was wir schon aus der Schule kennen. Du sollst negatives Feedback nicht zwischen lauter Lob verstecken, aber dein Gegenüber auch nicht in die Pfanne hauen.
Negatives Feedback kannst du trotzdem aufbauend geben. Zum Beispiel sagst du nicht einfach nur „Da hast du aber keine gute Arbeit geleistet.“ sondern formulierst positive Aspekte: „Ich war überrascht, dass die Aufgabe dieses Mal scheinbar schwieriger für dich war, weil du das sonst immer sehr gut machst.“ Wenn du zu einem größeren Projekt Feedback geben willst, dann fange mit den positiven Aspekten an und komme danach erst zu den negativen und verkaufe sie als Verbesserungspotentiale.
6. Sei möglichst konkret.
Drum herum reden hilft niemandem. Beziehe dich konkret auf die Situation, zu der du Feedback geben willst und versuche möglichst, allgemeine Formulierungen wegzulassen, die schwammig wirken können. Benenne konkret, was in deinen Augen schief gelaufen ist oder, was dich gestört hat und ebenso, wenn etwas gut war. Umso eher kann jemand das gemeinte Verhalten beim nächsten Mal wiedererkennen.
Außerdem solltest du auf keinen Fall Formulierungen wie „Das machst du immer“, „Nie machst du…“ oder „schon wieder“ verwenden. Das wirkt sehr schnell herablassend und persönlich angreifend. Wenn du eine bestimmte Verhaltensweise kritisieren willst, die öfter vorkommt, dann gib Beispiele. Zwei unterschiedliche Situationen reichen meistens aus, um das Problem zu schildern, ohne dein Gegenüber mit unzähligen Beispielen zu überfordern.
7. Bleib sachlich.
Das gilt für das Feedback geben genau so wie für das Feedback annehmen. Es geht nicht um deine persönliche Meinung, sondern darum, was faktisch wahr ist. Wenn ein Projekt wegen eines Fehlers geplatzt ist, dann darfst du die verantwortliche Mitarbeiterin auch kritisieren und fragen, was schiefgelaufen ist.
Stell dir vor, diese Mitarbeiterin hat an diesem Projekt mit einem Kollegen zusammengearbeitet, den du nicht leiden kannst, und der Fehler ist passiert. Dann darfst du sowohl die Mitarbeiterin kritisieren und den Kollegen auch. Aber du kannst nicht zu deiner Mitarbeiterin sagen „Das ist alles nur wegen Herrn Müller passiert!“ Das ist nämlich wahrscheinlich Quatsch. Versuche deine eigene Meinung nur einzubringen, wenn du konkret danach gefragt wirst.
8. Verurteile dein Gegenüber nicht.
Das ist das Allerwichtigste! Fehler sind menschlich und passieren jedem mal. Selbstverständlich sind einige Fehler gravierender als andere, aber das gibt dir nicht das Recht, einen Menschen persönlich anzugreifen. Gib ihm oder ihr die Chance, den eigenen Fehler wieder gut zu machen und bei der Behebung zu helfen. Das ist für beide Seiten gut.
Du selbst hast dadurch etwas weniger Arbeit und die andere Person lernt etwas dazu und die gleichen Fehler passieren vielleicht nicht wieder. Du solltest auf gar keinen Fall persönliche Differenzen einbringen oder im schlimmsten Falle den Fehler sogar auf das Geschlecht oder die Herkunft beziehen!
9. Verwende Ich-Botschaften.
Ich-Botschaften sind für das Feedback geben besonders wichtig. Somit stellst du eine direkte Ebene zwischen dir und deinem Gegenüber auf und verallgemeinerst die Situation nicht. Beispiele für Ich-Botschaften sind diese hier:
10. Gib Tipps für Veränderungen.
Wenn du etwas kritisieren willst, dann musst du auch wissen, wie es besser geht. Deswegen ist es für die andere Person hilfreich, wenn du ihr Denkanstöße lieferst, wie sie sich anders verhalten könnte. Nachdem du einer Person Feedback gegeben hast, kann es ihr helfen, wenn du regelmäßig Rückmeldungen gibst. Dadurch könnt ihr gemeinsam überprüfen, ob sich das Verhalten gebessert hat.
Hier gilt das Gleiche, wie beim ersten Feedback: Frag nach, ob es gerade passt! Alternativ könnt ihr auch auf der Arbeit einen Feedback-Briefkasten etablieren. So können konstruktive Tipps weitergegeben werden ohne, dass sich jemand persönlich angegriffen fühlt.
Als Führungskraft solltest du Hilfestellungen geben oder deinen Mitarbeiter in ein Team setzen, das sich gegenseitig unterstützen kann. Außerdem kannst du, je nach Fall, Weiterbildungen anbieten oder ein Team-Coaching. Du möchtest dein Team stärken? Dann melde dich bei uns! Wir bieten auch Workshops für Team-Building und für Servant Leadership an. Melde dich einfach für ein erstes kostenloses Kennenlernen.
10 Tipps, um Feedback anzunehmen
Jetzt, wo wir dir gezeigt haben, wie man vernünftig Feedback gibt, haben wir noch 10 kurze Tipps, wie du gegebenes Feedback auch besser annehmen kannst. Denn es gibt immer zwei Seiten und wenn du Feedback geben möchtest, dann solltest du auch in der Lage sein, es ordentlich anzunehmen.
1. Bitte dein Umfeld so oft wie möglich um Feedback.
Wie du eben schon gelernt hast, solltest du Feedback nicht ungefragt geben. Deswegen ist es im Umkehrschuss wichtig, dass du dein Umfeld regelmäßig nach Feedback fragst. Nur so kannst du dich stetig verbessern.
2. Bist du gerade bereit für Feedback?
Die Gegenfrage zu Punkt 3 oben. Suche dir einen Moment aus, indem du wirklich aufnahmefähig bist und das Feedback richtig einordnen kannst.
3. Wozu sollen dir die Anderen Feedback geben?
Sage konkret, zu welcher Situation oder welchem Projekt du Feedback bekommen möchtest. Sonst kann es passieren, dass dir unterschiedliche Menschen zu unterschiedlichen Situationen Rückmeldungen geben und dich das im ersten Moment überfordert.
4. Höre aufmerksam zu.
Dieser Satz ist selbsterklärend. Wenn sich andere die Zeit nehmen, dir Rückmeldung zu geben, dann solltest du auch vernünftig zuhören. Das erwartest du schließlich auch.
5. Verteidige dich nicht!
Feedback und auch Kritik sind kein persönlicher Angriff gegen dich! Selbst, wenn du einmal richtig Mist gebaut hast, kann dich die andere Person mögen aber muss deine Arbeit trotzdem kritisieren. Hör also erstmal nur zu und nimm das Gesagte an, ohne dich sofort zu rechtfertigen. Viel zu oft hören wir nicht mehr zu und liegen im Kopf schon die Gegenargumente zurecht.
6. Zeige, dass du das Feedback auch verstanden hast.
Feedback bringt nichts, wenn es nicht verständlich bei dir ankommt. Signalisiere also, dass du weißt, wo die Kritik herkommt. Das kannst du zum Beispiel tun, indem du Lösungsvorschläge nennst oder sagst, woran du jetzt arbeiten willst.
7. Was bedeutet das Feedback für dich?
Sortiere für dich ein, wie du mit dem Feedback umgehen möchtest. Du solltest dir nicht unbedingt alles zu Herzen nehmen. Wenn deine Führungskraft etwas auszusetzen hat, dann ist das wichtig. Stell dir hingegen vor, du bist Informatikerin und jemand aus der Buchhaltung gibt dir das Feedback, dass du lieber mehr deutsche und einfache Wörter verwenden solltest. Dieses Feedback ist vor allem seine oder ihre persönliche Meinung. Die ist für deine Arbeit aber nicht relevant.
8. Wie kannst du dich anders verhalten?
Mach dir einen Plan, wie du jetzt vorgehen möchtest. An welchen Punkten musst du arbeiten und wie schaffst du das? Gibt es Fachleute auf dem Gebiet, die dich unterstützen können?
9. Stelle Fragen, wenn du etwas nicht verstehst.
Du weißt nicht, wie ein Feedback gemeint ist? Erinnerst du dich vielleicht nicht mehr genau an die Situation oder verstehst nicht, warum das Verhalten in dem Moment nicht richtig war? Dann frag nach! Niemand wird dir dafür den Kopf abreißen.
10. Bedanke dich!
Das ist am Ende das Wichtigste. Dein Umfeld meint es gut mit dir und will dir helfen, dich zu verbessern. Bedanke dich also für das Feedback auch, wenn es dir nicht immer passt.