Meetings gehören in fast jeder Branche zum Alltag. Moderationstraining dagegen nicht. Dabei hängt der Erfolg eines Meetings stark davon ab, ob und wie es moderiert wird. Hier erfährst Du Schritt für Schritt, wie Du ein berufliches Treffen überzeugend leitest.
Du erfährst, was ein gutes Meeting ausmacht und wie Du die Leitung übernimmst. Es geht um Eigenschaften und Fähigkeiten, die Dir die Moderation erleichtern. Du siehst, dass schon der Einstieg über den Verlauf eines Meetings entscheidet. Außerdem bekommst Du erprobte Tipps, mit denen Du sicherer moderierst. Ein kurzer Fragebogen am Ende hilft Dir, Deine Fähigkeiten selbstkritisch einzuschätzen.
Die zentrale Rolle von Meetings
Meetings werden gehasst und geliebt. Manche halten sie für unersetzbar, andere für pure Zeitverschwendung. Egal, was Du persönlich von Meetings hältst, eines steht fest: Kaum eine berufliche Situation eignet sich so gut, um Dich zu profilieren. Denn hier triffst Du viele Kollegen und Vorgesetzte auf einmal.
Umgekehrt kannst Du in Meetings auch einen sehr schlechten Eindruck hinterlassen. Damit Du den Nutzen steigerst und Schaden vermeidest, gibt es einige Regeln. Genau diese Regeln lernst Du in diesem Moderationstraining kennen.
Vor Dir liegt ein kompakter und praxisnaher Leitfaden. Er hilft Dir, in beruflichen Treffen bewusst die Führung zu übernehmen. Dabei merkst Du schnell: Das Thema ist alles andere als trocken. Moderieren macht Spaß. Und wer sich mit Kommunikation beschäftigt, sieht schnell handfeste Erfolge.
Moderationstraining: Selbstcheck zum Anfang
Am Ende dieses Artikels wartet ein kurzer Fragebogen. Damit schätzt Du Deine Fähigkeiten zur Moderation ein. Scroll ans Ende und beantworte die Fragen am besten gleich jetzt. Ein zweites Mal beantwortest Du sie, wenn Du den Artikel gelesen hast. Vergleiche dann Deine Antworten.
Moderationstraining: Sind Meetings Zeitverschwendung oder nützlich?
Viele Menschen im Berufsleben halten Meetings für ungeliebte Zeitfresser. Sie gelten oft als unproduktiv oder sogar nutzlos. Schaut man darauf, wie viele Stunden manche Teams in Besprechungen verbringen, ist das nachvollziehbar. Häufig finden Meetings nur aus Gewohnheit statt, ohne konkreten Anlass.
Natürlich gibt es im Berufsalltag einen echten Bedarf, sich auszutauschen. Es hat große Vorteile, wenn alle an einem Tisch sitzen. Dann lassen sich Fragen gründlich diskutieren, Entscheidungen vorbereiten und treffen und Aufgaben verteilen. Bleibt die Frage, was ein Meeting erfüllen muss, damit es sinnvoll und produktiv ist. Ein Moderationstraining schärft Deinen Blick dafür.
Die folgende Checkliste mit acht Punkten zeigt, was Du vorher prüfen solltest. So wird ein Meeting zur konstruktiven Veranstaltung und nicht zur Zeitverschwendung.
Checkliste Moderationstraining
- Ziele und Ergebnisse vorher klar festlegen.
- Gibt es sinnvolle Alternativen zum Meeting, etwa eine Mail?
- Wer muss unbedingt teilnehmen?
- Welche Punkte gehören auf die Tagesordnung?
- Wie viel Zeit braucht ihr für jeden Punkt?
- Wer moderiert die Besprechung?
- Welche konkreten Aufgaben ergeben sich aus dem Meeting?
- Wann trefft ihr euch wieder?
Die Rollen und Eigenschaften eines guten Moderators
Als guter Moderator musst Du Deine Rolle im Meeting immer wieder anpassen. Das verlangt viel Flexibilität, Aufmerksamkeit und Empathie. Ohne Übung gelingt das kaum. Es gibt eine ganze Reihe von Eigenschaften, die Dir helfen, die Rolle erfolgreich auszufüllen.
Die meisten dieser Eigenschaften kannst Du trainieren. Mach Dir also ein Bild davon, wo Du noch Lücken hast. Im nächsten Schritt kannst Du sie gezielt schließen. Die Fragen unter jeder Eigenschaft helfen Dir dabei.
Unparteilichkeit
Auch als Moderator gehörst Du zu den Beteiligten und hast natürlich einen eigenen Standpunkt. In der Besprechung muss er aber in den Hintergrund treten. Nur so nehmen Dich die anderen als neutrale Gesprächsleitung wahr.
Denk an eine politische Talkrunde im Fernsehen. Wie würde es auf Dich wirken, wenn die Moderatorin ständig offen Partei ergreift? Selbst wenn Du ihre Meinung teilst, würde es der Diskussion schaden. Den eigenen Standpunkt zurückzustellen, erfordert Übung und Disziplin.
Wie leicht fällt es Dir, als neutrale Instanz an einer Runde teilzunehmen? Kannst Du Dir alle Beiträge unvoreingenommen anhören? Und eingreifen, ohne Deinen eigenen Standpunkt durchzusetzen? Bist Du offen für jedes mögliche Ergebnis und wartest geduldig darauf?
Einfühlungsvermögen
In jeder Runde gibt es starke und schwächere Teilnehmende. Wie gut sich jemand durchsetzt, sagt aber nichts über die Qualität seines Standpunkts aus. Als Moderator achtest Du mit viel Empathie darauf, dass niemand zu kurz kommt.
Du musst zwischen den Zeilen lesen können. Und Du machst der ganzen Runde deutlich, was hinter einer Aussage steckt. Außerdem beziehst Du eher schüchterne Teilnehmende ein. Du ermutigst sie und verhinderst, dass laute Meinungsführer sie übertönen.
Wie empfänglich bist Du für leise Töne? Kannst Du Dich gut in Menschen hineinversetzen, die eher still sind? Denen es schwerfällt, sich in großen Runden zu Wort zu melden? Wie gut liest Du zwischen den Zeilen? Und wie ausgeprägt ist Dein Gerechtigkeitssinn?
Natürliche Autorität
Als Moderator musst Du die Besprechung auch mit sicherer Hand leiten. Dazu gehört, dass Du Dich durchsetzen kannst.
Du musst Teilnehmende zur Ruhe rufen können und den Überblick über die Tagesordnung behalten. Und Du musst bereit sein, auch Vorgesetzte höflich, aber bestimmt an den vereinbarten Ablauf zu erinnern. Wer Meetings erfolgreich leiten will, braucht diese Durchsetzungsfähigkeit.
Fällt es Dir schwer, eine Runde zu führen? Ist Deine Stimme laut genug, und sprichst Du klar und deutlich? Gelingt es Dir, Menschen zu etwas aufzufordern, ohne unfreundlich oder barsch zu wirken? Oder fällt es Dir schwer, vor mehreren Menschen eine leitende Rolle zu übernehmen?
Organisationstalent
Die Leitung eines Meetings beschränkt sich nicht auf die Zeit, in der ihr zusammensitzt. Die Aufgaben beginnen viel früher und dauern länger. Als Moderator bist Du dafür zuständig,
- überhaupt zu entscheiden, dass eine Besprechung stattfindet,
- die Themen festzulegen,
- die Teilnehmenden auszuwählen,
- die Einladungen zu schreiben und zu verschicken,
- kurz vorher den Raum oder den Videocall vorzubereiten,
- dafür zu sorgen, dass Technik und Material bereitstehen,
- nach dem Meeting die Nachbereitung umzusetzen und die Ergebnisse zu sichern.
Hast Du genug Organisationstalent, um bei der Vorbereitung alle Fäden in der Hand zu halten? Fällt es Dir leicht, komplexe Abläufe zu planen und zu steuern? Behältst Du die Nerven, wenn es drunter und drüber geht? Und behältst Du mehrere Dinge gleichzeitig im Blick?
Konzentrationsfähigkeit
Als „normaler“ Teilnehmer kannst Du Deine Gedanken auch mal schweifen lassen oder nebenbei Mails lesen. Leitest Du die Besprechung, solltest Du Dir das auf keinen Fall erlauben.
Jetzt ist Deine volle Konzentration gefragt. Ohne sie kannst Du das Gespräch nicht steuern. Die anderen erwarten zu Recht Deine ungeteilte Aufmerksamkeit. Kein Beitrag, kein Vorschlag und keine Wendung im Gespräch sollte Dir entgehen.
Kannst Du Dich längere Zeit auf ein und dieselbe Sache konzentrieren? Kannst Du verhindern, dass Deine Gedanken in langen Meetings abschweifen? Und kannst Du einem komplexen Geschehen auch dann folgen, wenn Du müde bist?
Diese Tipps und Tricks machen Dich zum idealen Moderator
Einerseits ist jedes Meeting anders. Ablauf, Stimmung und Ergebnisse hängen stark von den Teilnehmenden ab. Andererseits ähneln sich die meisten Meetings in ihren Grundzügen.
Diese Ähnlichkeiten kannst Du nutzen. Mit bestimmten Techniken sorgst Du für einen erfolgreichen Verlauf. Die folgenden Tipps helfen Dir, beliebige Meetings gut zu leiten. Und bist Du einmal nur Teilnehmer, kannst Du damit die Moderation treffend einschätzen.
Tipp 1: Eine gute Vorbereitung ist schon die halbe Miete
Je besser Du Dich vorbereitest, desto größer sind die Chancen auf ein erfolgreiches Meeting. Dazu gehört die inhaltliche Vorbereitung. Kenn Dich mit den Themen, die zur Sprache kommen, möglichst gut aus. Wissenslücken schließt Du vorher.
Je besser Du informiert bist, desto mehr natürliche Autorität hast Du im Treffen. Sorg außerdem dafür, dass die Technik reibungslos läuft. Prüf kurz vor dem Meeting Raum, Beamer oder Videotool. Leg Unterlagen bereit. Und kläre, ob für Getränke gesorgt ist.
Tipp 2: Die Atmosphäre macht den Unterschied
Je angenehmer die Stimmung, desto besser die Ergebnisse. Eine Deiner wichtigsten Aufgaben ist es, dass sich alle von Anfang an wohlfühlen. Das erreichst Du, indem Du alle freundlich begrüßt. Mit ein paar einleitenden Sätzen lenkst Du die Stimmung in eine gute Richtung.
Gerade in den ersten Minuten hilft es, wenn Du gut im Smalltalk bist. So lockerst Du die Runde auf. Dein Ziel: Verkrampfung, negative Erwartungen oder schlechte Laune sollen gar nicht erst aufkommen.
Tipp 3: Eine Aufwärmrunde schafft Vertrautheit
Zu Beginn von Meetings sind viele verkrampft und unsicher. Das gilt besonders, wenn sich die Teilnehmenden kaum kennen. Hier zeigt Dein Moderationstraining Wirkung. Deine Aufgabe ist jetzt, dass sich alle wohlfühlen und ihre Unsicherheit verlieren.
Oft bittet die Gesprächsleitung einfach alle, sich der Reihe nach vorzustellen. Probier einmal etwas Neues aus und moderiere die Vorstellungsrunde aktiv. Stell Dir vor, Du leitest eine Talkshow und stellst zu Beginn die Gäste vor. Stellst Du dabei jedem eine kurze Frage, lernen sich die Teilnehmenden schon etwas kennen. Und sie verlieren die Scheu, frei voreinander zu sprechen.
Tipp 4: Klare Ziele sorgen für Orientierung
Jedes Meeting braucht ein eindeutiges Ziel. Fehlt es, wird das Treffen zur überflüssigen Zeitfresserei. Die Abneigung gegen Meetings hängt oft damit zusammen, dass Teilnehmende den Zweck nicht verstehen.
Nach der Aufwärmrunde erklärst Du deshalb kurz und klar, warum ihr zusammenkommt. Und welche konkreten Ziele ihr erreichen wollt. Fass zusammen, wo ihr inhaltlich am Anfang steht. Und wo ihr am Ende stehen wollt.
Ein klar genanntes Ziel hat einen großen Vorteil. Du kannst im Meeting immer wieder daran erinnern, wenn das Gespräch aus dem Ruder zu laufen droht.
Tipp 5: Die Motivation der Teilnehmenden ist Moderatorensache
Meetings sollen wichtige Fragen aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchten. Sie bringen nur etwas, wenn die unterschiedlichen Perspektiven auch wirklich zur Sprache kommen.
Als Moderator ermutigst Du deshalb alle, sich einzubringen. Beobachte vor allem am Anfang, wer sich innerlich verabschiedet. Hol diese Menschen immer wieder ins Gespräch zurück. Am einfachsten gelingt das mit einer konkreten Frage an die Person, die gerade abzuschalten droht.
Tipp 6: Beiträge sammeln, zusammenfassen und festhalten
Als Moderator hältst Du während des ganzen Meetings alle Fäden in der Hand. Achte genau darauf, dass Dir keine Beiträge und Argumente entgehen. Fass Zwischenergebnisse immer wieder für alle zusammen. Das gelingt besonders gut, wenn Du das Ziel des Meetings stets im Kopf behältst.
So erkennst Du, ob ein Beitrag die Runde dem Ziel näherbringt. Ist das der Fall, greif ihn auf und wiederhole ihn für alle. So holst Du auch Teilnehmende zurück, die kurz unaufmerksam waren. Wichtige Zwischenschritte kannst Du am Flipchart, Whiteboard oder digitalen Board festhalten. So wird der Fortschritt für alle sichtbar.
Tipp 7: Schwierige Situationen geschickt meistern
Droht eine Situation im Meeting aus dem Ruder zu laufen, glättest Du als Moderator die Wogen. Der Erfolg hängt vor allem vom richtigen Zeitpunkt ab. Reagiere so früh wie möglich, wenn sich Verstimmungen zwischen Teilnehmenden abzeichnen.
Vielleicht weißt Du schon vorher, dass sich einige Beteiligte nicht gut verstehen. Dann kannst Du vorbeugen, damit kein destruktiver Streit entsteht. Wichtig: Nutz Deine Schlichtung nicht, um das Gespräch in Richtung Deines eigenen Standpunkts zu lenken.
Hilfreich sind neutrale Sätze, die beide Seiten würdigen. Zum Beispiel: „Ich höre zwei verschiedene Sichtweisen. Lasst uns beide kurz festhalten und dann prüfen, was uns dem Ziel näherbringt.“ So trennst Du die Sache von der Person. Und die Runde kann wieder sachlich weiterarbeiten.
Tipp 8: Schritt für Schritt zu konkreten Ergebnissen
Eine Aufgabe ist im Moderationstraining besonders wichtig. Du entwickelst vor allen anderen eine Vorstellung davon, auf welchem Weg ihr das Ziel erreicht. Wohlgemerkt: Du nimmst nicht die Lösung vorweg.
Du kennst nur schon die Stationen, die dann alle gemeinsam mit Inhalt füllen. In der Praxis heißt das: Du behältst den Fahrplan im Blick. Und Du führst die Runde sanft, aber bestimmt immer wieder in die richtige Richtung.
Das verlangt von allen Strategien die meiste Geschicklichkeit. Mit wachsender Erfahrung meisterst Du aber auch diese Aufgabe.
Tipp 9: Die Zeit nicht überziehen
Meetings gehören zu den größten Zeitfressern im Berufsleben. Viele Teilnehmende denken dabei an all die Arbeit, die sie eigentlich erledigen könnten. Stattdessen hören sie sich belanglose Beiträge oder die Selbstdarstellung von Kollegen an.
Als Moderator bist Du dafür verantwortlich, dass der Zeitplan hält. Achte darauf, dass die Zeit der Teilnehmenden nicht verschwendet wird. Sorg dafür, dass das Treffen pünktlich endet. Am besten bist Du sogar etwas früher fertig. So lernen Deine Kollegen, dass sie sich auf Deine Zeitangaben verlassen können. Und sie folgen Deinen Einladungen umso lieber.
Tipp 10: Ergebnisse müssen zu klaren Aufgaben führen
Als Moderator gestaltest Du nicht nur den Beginn eines Meetings. Du hast auch das letzte Wort. Bevor Du Dich verabschiedest und für die Teilnahme bedankst, fass die Ergebnisse zusammen. Allen muss klar werden, dass die Ziele erreicht wurden und sich das Meeting gelohnt hat.
Belass es nicht bei einer Aufzählung von Ergebnissen. Leite daraus klare Aufgaben ab: Wer macht was bis wann? Nur so wird deutlich, dass das Meeting die tatsächliche Arbeit verändert. Und dass sich die Zeit dafür gelohnt hat.
Schick die Ergebnisse und Aufgaben noch am selben Tag als kurzes Protokoll an alle. Halte es knapp: Beschlüsse, Aufgaben mit Namen und Fristen, nächster Termin. So wissen auch Menschen Bescheid, die nicht dabei waren. Und beim nächsten Treffen kannst Du direkt daran anknüpfen.
Bonus: bewährte Moderationstechniken
Für viele Situationen im Meeting gibt es einfache Werkzeuge. Sie stammen aus der klassischen Moderationsmethode und lassen sich leicht lernen. Hier sind vier, die Du sofort ausprobieren kannst.
- Blitzlicht: Jede Person sagt reihum in einem Satz, wie es ihr gerade geht oder was ihr wichtig ist. Das dauert nur wenige Minuten und zeigt Dir schnell die Stimmung.
- Kartenabfrage: Alle schreiben ihre Ideen still auf Karten oder Haftnotizen. Danach sortiert ihr sie gemeinsam nach Themen. So kommen auch stille Teilnehmende zu Wort.
- Themenspeicher: Wichtige Punkte, die gerade nicht passen, parkst Du sichtbar auf einer Liste. Niemand fühlt sich übergangen, und das Meeting bleibt beim Thema.
- Punkten: Alle verteilen eine feste Zahl an Klebepunkten auf die Vorschläge. So siehst Du schnell, wo die Prioritäten der Runde liegen.
Probier nicht alles auf einmal aus. Wähl für Dein nächstes Meeting eine Technik und beobachte, wie die Runde reagiert.
Bonus: Online-Meetings moderieren
Viele Meetings finden heute per Video statt. Die Regeln oben gelten auch hier. Einiges ist online aber schwieriger. Körpersprache ist schlechter zu lesen, und Ablenkung ist nur einen Klick entfernt.
Bitte deshalb alle, die Kamera einzuschalten, wenn es möglich ist. Sprich Teilnehmende öfter direkt mit Namen an. Nutz den Chat für kurze Rückmeldungen und Abstimmungen. Plane kürzere Blöcke und häufiger kurze Pausen ein. Und teile die Tagesordnung vorab, damit alle wissen, was sie erwartet.
Eine klare Regel für Wortmeldungen hilft ebenfalls. Etwa die Hand-heben-Funktion des Videotools. So reden nicht alle durcheinander, und Du behältst die Übersicht.
Moderationstraining: Aktiver Moderator oder passiver Zuhörer? Fünf Fragen an Dich
Mit diesen Fragen schätzt Du Deine Fähigkeiten besser ein. Beantworte sie der Reihe nach mit Ja oder Nein. Und sei dabei so ehrlich wie möglich:
- Kannst Du Dich gut durchsetzen, übernimmst Du gern Verantwortung, und stehst Du gern im Mittelpunkt?
- Bist Du empathisch und spürst, was andere in Deiner Umgebung gerade denken und fühlen?
- Kannst Du Deine eigene Meinung zurückstellen und Dich ganz auf die Standpunkte anderer konzentrieren?
- Fällt es Dir leicht, komplexe Abläufe zu organisieren und auch unter Stress die Nerven zu behalten?
- Kannst Du Dich längere Zeit voll auf eine Sache konzentrieren, ohne Dich ablenken zu lassen?
Wie viele Fragen hast Du mit Ja beantwortet, wie viele mit Nein? Grundsätzlich gilt: Je mehr Ja-Antworten, desto besser sind Deine Voraussetzungen als Moderator. Die Nein-Antworten zeigen Dir, wo Du noch üben kannst. Daran solltest Du arbeiten, um Besprechungen wirklich professionell zu leiten.
Empathie, Zurückhaltung, Durchsetzungskraft, Konzentration und Nervenstärke lassen sich trainieren. Leitest Du als Führungskraft regelmäßig Meetings? Im Führungskräftecoaching arbeiten wir mit Dir an Deiner Wirkung und Deiner Gesprächsführung. Bring Deine Antworten aus dem Fragebogen einfach mit.
Das Coaching läuft online per Zoom. Das kostenlose Kennenlerngespräch läuft meist telefonisch.